如果印第安纳·琼斯有一个助手,这也是他们的工作会是什么样子

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这不是究竟像一个夺宝奇兵电影…

当海文转身凝视窗外时,她看到的不是沙漠和消失已久的坟墓。相反,她的目光停留在覆盖着科奥劳山脉的茂密的热带雨林上。

不过,她被雇用在考古学公司,是行政助理到公司的总裁。她可能不被挖掘的恐龙化石或者从法老的愤怒逃脱,但她和她的同事们做的工作是夏威夷非常重要。

从毕业后不列颠哥伦比亚大学拥有人类学学位的海文找到了自己的工作,并探索夏威夷群岛的文化和土地。我们花了一些时间和她谈了谈当一家考古公司的总裁的得力助手是什么感觉,以及做一名行政助理和行政助理主管你需要知道什么。

夏威夷的一家考古公司是做什么的?

Haven工作的公司专门从事考古研究和报告以及文化研究和报告。在夏威夷有很多建设项目。由于历史、文化,以及作为岛屿一部分的未开发土地,这需要考古学家(以及其他许多人)的专业知识,以确保该遗址是一个合适的地方进行建设。

这是什么造成的后果?它可以简单的做一个已经被编译为一个特定的属性,看在以前的研究以前的研究的文献综述,看看哪些已经被记录在案。这也意味着做考古调查,测试哪些历史属性是土地的一部分,甚至用反铲进行地下挖掘以观察土壤的地层。

公司还需要进行文化影响评估。这意味着他们将采访与土地有密切联系和/或知识的人,以了解项目可能对文化资源和实践产生的影响。大多数情况下,这些人都是夏威夷本地人,但有时可能只是某个与地产有着深厚关系并对其有一定了解的人。

哈文的人类学背景在这个位置上很有用,因为考古学是人类学的一个分支。她不仅具备从事这项工作所必需的行政技能,而且了解某些国家法规背后的原因以及文化信仰在这些项目中的重要性。

如何成为行政助理/行政助理主管:

在英属哥伦比亚大学(UBC)上学期间,海文在考古公司实习了四个夏天,其中有两个暑假是在这家公司度过的。在此期间,她与员工建立了牢固的关系,包括公司的总统。她非常享受在公司度过的时光,在大四的时候,她联系了他,询问他毕业后是否有工作机会。

不幸的是,在那个时候,她在想实习的部门没有任何开口,但他让她知道,他会保持联系。

在最后一次考试和毕业日期之间,海文有一个月的空闲时间,她选择在夏威夷的家里度过。在那里,总统联系了她,问她是否可以到办公室来讨论工作机会。

十五分钟后,海文来到考古公司,他问她是否有兴趣做他的行政助理。两人都不确定这份工作意味着什么——他以前从未有过助理——但基于她积极的实习经验,海文愿意接受10分钟的讨论。

对于考古公司的行政助理/行政助理主管来说,典型的一天是什么样的?

作为公司总裁和项目经理的行政助理,你的任务是承担各种各样的工作,因为你在跟踪管理公司的人。

这意味着,哈文每天都在阅读和回复来自客户和同事的电子邮件,为总统安排约会和会议,并与他沟通,以确保他了解并准备好这些会议或行动项目。

她的工作有时也很文秘——扫描、归档、保存和分发各种文件,以及更新公司数据库等等。

有时,会有与项目管理相关的任务,如预算跟踪、管理更改订单的准备以及参加会议,无论是在她的瓦胡岛还是邻近的岛屿。

她还参与了报告编辑(内容、副本和格式),并将这些报告提交给客户和国家历史保护局(负责审查和批准其公司许多报告的政府机构)。这意味着Haven需要准备报告、求职信、提交表格,并在其公司的文件和数据库中跟踪整个过程。

最后,作为行政助理主管,她还参与了其他行政助理的招聘过程——发布招聘广告、面试,并实际聘用非常适合的候选人。随后,她负责对他们进行初步培训,并向他们提供他们可能需要的任何帮助或指导。

在这个职位上,一个人需要具备哪些基本技能?

行政助理必备技能:

  • 优秀的口头和书面沟通能力
  • 计算机数据库基础知识(Microsoft Office、Outlook、Access)
  • 组织能力和专注于手头任务的能力
  • 适应性,当涉及到变化的任务和优先事项
  • 能够按时完成任务
  • 独立解决问题的能力,并按照指示操​​作能力不错
  • 领导能力和明确方向的能力

必要的技能,在夏威夷的考古学公司:

  • 高水平的情商;会议和协商中的文化敏感性。你将与许多不同的人和性格的人打交道,必须以专业和尊重的态度对待他们。
  • 你不必有考古学或相关领域的背景,但这是有帮助的。
  • 有一般的夏威夷的历史,文化和/或语言以及历史保护的理解是非常有用的。
  • 有研究和撰写报告的一般经验者优先!

她工作中最喜欢的部分是什么?

天堂很喜欢她的项目管理等方面的工作,参与具体项目,结识他们的每一个方面。这涉及到谁建设涉及像国家机构,利益相关方文化/后裔,文化监视器等与客户及其他各方的关系

她还认为工作的幸福感取决于工作环境和同事。她的办公室位于非市区,在那里她可以透过窗户看到夏威夷美丽的绿色植物和群山。她的同事都很友好和体贴,她的老板也非常有趣,有着令人惊叹的生活和工作经历。她觉得她所做的工作是有价值的,她对公司的贡献是积极的。总的来说,她很感激有一个充满优秀员工的家庭式工作环境。

Haven在工作中面临的挑战是什么?

有些的精选她遇到的最大的挑战是与通过更改订单请求证明项目预算超支给客户。成本上去有许多原因。

例如,项目范围可能会发生变化,以前从未勘测过的一部分新土地可能会添加到整个项目区域,这导致需要更多的文件和研究,并增加项目成本。

或者在项目区域内可能有意外的考古发现。如果在调查期间发现了历史性房地产,则需要提供最初未编入预算的进一步文件。

之前你计划项目几年的很多的时间其实做这些,所以这不是太奇怪,成本可能会改变。每当成本是合理的,她会努力沟通这些费用给客户的理由。

这是工作 - 你要求超过了合同规定的支付而留在客户的青睐的一个艰难的部分。虽然它的挑战,它也可以是工作的乐趣的一部分。金丰获取图玩侦探挖掘出为什么某些事情超出预算。

Haven给有兴趣在她的领域工作的人的建议:

作为一名行政助理,你不能期望你的工作是一份职责清单。你将身兼数职,所以要准备好接受你可能从未做过的新任务。能够适应新环境,学会不慌张。此外,很多工作都是组织和协调,所以如果你不喜欢这两项工作,那么这份工作可能就不适合你。

深思:对某个行业感兴趣?考虑一下当一名行政助理,或者行政助理。就像天堂,你可能最终是在实际的野外工作更多地参与比你想象的。此外,它可以让你获得在行业的各方面仔细看看从手续到你帮助的人/人每天的日常任务。

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